הערה על השם: לפי התיעוד של Google, באפריל 2026 המוצר חזר לשמו המקורי, Data Studio, כך שבממשק ובתפריטים אתם עשויים לראות את השם הזה במקום Looker Studio.
אילו דרכים יש לשתף דוח Looker Studio?
כל האפשרויות נמצאות בתפריט Share של הדוח. לפי התיעוד של Google שיתוף של דוח משתף את כל העמודים שלו. ההבדל בין הדרכים הוא מה הנמען צריך כדי לראות את הדוח ומה הוא מקבל ביד:
| דרך השיתוף | מה הנמען צריך | מה הוא מקבל |
|---|---|---|
| הזמנה של אנשים או Google Groups | חשבון Google | דוח חי, בתפקיד צופה או עורך |
| שיתוף בקישור | לצפייה בקישור ציבורי לא נדרשת התחברות | דוח חי לכל מי שמחזיק בקישור |
| שליחה מתוזמנת במייל | כתובת מייל | מייל עם PDF מצורף וקישור לדוח המלא |
| הטמעה באתר | גישה לעמוד שבו הדוח מוטמע. בדוח פרטי גם התחברות לחשבון Google | דוח אינטראקטיבי במצב צפייה, בלי תפריט |
| הורדה כ-PDF | רק את הקובץ עצמו | תמונת מצב סטטית של הדוח |
התיעוד מזכיר עוד שתי אפשרויות. הראשונה היא קישור קצר לדוח שיכול לכלול את ההגדרות הנוכחיות שלו, כמו פילטרים וטווח תאריכים. השנייה היא קישור אישי, שיוצר עותק של הדוח שנגיש רק למי שפתח את הקישור, כך ששינויים בעותק לא משפיעים על המקור.
מה ההבדל בין Viewer, Editor ו-Owner?
בחלון השיתוף בוחרים לכל אדם או קבוצה Can view או Can edit. לפי טבלת התפקידים בתיעוד, צופה יכול לצפות בדוח, להעתיק אותו ולהוריד ממנו נתונים. עורך יכול בנוסף לשנות את הדוח, להוסיף ולהסיר מקורות נתונים, לשתף את הדוח עם אחרים וליצור לוחות זמנים לשליחה. לבעלים שמורות כמה פעולות: מחיקה לצמיתות, העברת בעלות וחסימה של העתקה, שיתוף והורדת נתונים לצופים.
עוד כמה פרטים מהתיעוד שכדאי להכיר. כדי לשתף דוח צריך להיות הבעלים או עורך שלו ואין תפקידים מותאמים אישית. הסרת הרשאה לא תמיד מיידית: שינויי הרשאות עלולים להתעדכן באיחור, כך שתוכן הדוח עשוי להישאר גלוי זמנית למי שהגישה שלו הוסרה. יש גם תקרה: נכס אחד אפשר לשתף עם עד 1,500 גורמים, כשכל כתובת מייל וכל Google Group נספרים כגורם אחד.
הנקודה שהכי חשוב להבין: התיעוד קובע שתפקידים והרשאות לא שולטים במי שרואה בפועל את הנתונים שמקור הנתונים מספק. את זה קובעות הרשאות הקריאה, Owner's Credentials או Viewer's Credentials, כך שצופה בדוח שהמקור שלו מוגדר ב-Owner's Credentials רואה את הנתונים דרך ההרשאות של בעל המקור. את ההחלטה הזאת פירטנו במדריך ההטמעה של Looker Studio.
ארבע שכבות של שיתוף
מה מחליטים, באיזה סדר, לפני שמעבירים את הדוח הלאה
איך עובד שיתוף בקישור ומה הסיכון בו?
בחלון Share, תחת Link settings, בוחרים אחת מחמש אפשרויות:
| האפשרות | מי נכנס לדוח |
|---|---|
| Anyone on the Internet can find and view | כל אחד יכול למצוא את הדוח ולצפות בו |
| Anyone on the Internet can find and edit | כל אחד יכול למצוא את הדוח ולערוך אותו |
| Anyone with the link can view | רק מי שמחזיק בקישור, לצפייה |
| Anyone with the link can edit | רק מי שמחזיק בקישור, לעריכה |
| Off - Only specific people can access | הקישור כבוי ונכנסים רק מי שהוזמנו |
לפי התיעוד, אצל משתמשי Google Workspace האפשרויות עשויות להיות מוגבלות למשתמשים בדומיין של הארגון.
לצפייה בדוח ששותף בקישור ציבורי לא נדרשת התחברות. מי שהוזמן לפי כתובת מייל או קבוצה חייב להתחבר עם חשבון Google. עריכה של דוח דורשת תמיד חשבון Google. חשבון כזה לא חייב להיות כתובת gmail.com: אפשר לשייך כל כתובת מייל קיימת לחשבון Google.
הסיכון נמצא במקורות הנתונים. התיעוד מזהיר שבשיתוף בקישור ציבורי, מקורות נתונים משובצים בדוח נגישים לכל מי שמחזיק בקישור. ההמלצה שם היא להפוך את המקור למקור לשימוש חוזר, שלא משותף אוטומטית יחד עם הדוח. לפי התיעוד גם אין צורך לשתף אותו כדי שאחרים יוכלו לצפות בדוח או לערוך אותו.
איך מגבילים הורדה, העתקה ושיתוף הלאה?
כברירת מחדל עורכים יכולים לשתף את הדוח ולשנות את רשימת המשותפים, בעוד שצופים יכולים להעתיק, להדפיס ולהוריד. לפי התיעוד הבעלים יכול לשנות את זה בשתי תיבות סימון, דרך Share ואז Manage Access (אצל משתמשי Google Workspace הכפתור נקרא Advanced).
- חוסמים הורדה, הדפסה והעתקה. מסמנים Disable options to download, print, and copy for viewers ושומרים.
- חוסמים שיתוף הלאה. מסמנים Prevent editors from changing access and adding new people. מעכשיו רק הבעלים משנה את רשימת המשותפים.
- מסירים גישה של אדם מסוים. באותו חלון לוחצים על התפריט שליד השם ובוחרים Remove.
- מכבים את הקישור. מעבירים את אפשרות הקישור ל-Off, כך שרק האנשים שהוזמנו בשמם ימשיכו לראות את הדוח.
פרט שמפתיע: לפי התיעוד, כשבעלים מעביר דוח משותף לאשפה, מי שיש לו גישה עדיין יכול ליצור ממנו עותק עד שהדוח נמחק לצמיתות. ועוד נקודה למציאות: החסימה לא מונעת צילום מסך, כי היא מגבילה את מה שהממשק מציע ולא את מה שהצופה רואה.
איך מגדירים שליחה מתוזמנת במייל?
לפי התיעוד, כדי ליצור, לערוך או למחוק לוח זמנים צריך להיות בעלים או עורך של הדוח, או לקבל הרשאת תזמון.
- פותחים את חלון התזמון. במצב צפייה לוחצים Share ואז Schedule delivery.
- מוסיפים נמענים. כתובות בודדות או כינוי של קבוצת מייל. יוצר לוח הזמנים נכלל תמיד ברשימה.
- בוחרים עמודים. אפשר לשלוח רק חלק מעמודי הדוח.
- קובעים מועד התחלה ותדירות. באפשרויות Repeat. לדפוס מותאם, לדוגמה כל שלישי וחמישי, בוחרים Custom.
- לוחצים Schedule. אחר כך אפשר לערוך את לוח הזמנים ולשנות בלשונית Filters את ערכי הפילטרים ואת טווח התאריכים לשליחה הזאת.
המייל כולל את הדוח כקובץ PDF מצורף וקישור לדוח המלא. כברירת מחדל ה-PDF נוצר לפי ערכי ברירת המחדל של הפילטרים ושל טווח התאריכים בדוח. לכן טווח תאריכים יחסי, כמו שבעת הימים האחרונים, הוא מה שהופך את המייל לדוח שבועי אמיתי. אילו מדדים נכנסים לדוח כזה פירטנו במדריך על מדדים לדוח שיווק שבועי.
מה המגבלות של שליחה מתוזמנת?
עמוד התזמון בתיעוד מפרט את המגבלות. חלק מהן משתנות עם Pro:
| נושא | בלי Pro | עם Pro |
|---|---|---|
| לוחות זמנים לדוח | אחד | עד 200 |
| תדירות מרבית | פעם ביום | פעם בשעה |
| נושא והודעה מותאמים, Send now | לא זמין | זמין |
| יעדים נוספים | מייל בלבד | גם Google Chat ו-Slack |
| מכסה למיילים מתוזמנים | חשבון אישי: 200 ביום ו-800 בחודש. Google Workspace: 500 ביום ו-3,000 בחודש | ללא מכסה |
על שליחה במייל חלות עוד כמה מגבלות. אפשר לכלול לא יותר מ-50 כתובות נמענים ומי שיצר את לוח הזמנים חייב להיות ביניהן. לוח הזמנים נקבע לפי אזור הזמן של מערכת ההפעלה שלכם ואי אפשר לשנות אותו מתוך Looker Studio. מי שחרג ממכסה לא יוכל לשלוח מיילים נוספים ואין דרך לבדוק את ההתקדמות מול המכסה.
שלוש התנהגויות שחוסכות שעות של בירור. לפי התיעוד דוחות מתוזמנים מוצגים תמיד בפורמט של אנגלית אמריקאית למספרים, מטבע ותאריכים, גם אם החשבון מוגדר בשפה אחרת. דוח שמכיל שגיאה בהורדה לא יישלח, כך שכדאי לבדוק שהורדה ידנית כ-PDF מצליחה. בדוחות גדולים גרפים בודדים עלולים להציג System Error כשתהליך הייצוא חורג מהזמן. ההמלצה שם היא לפצל לדוחות קטנים ולהפריד בין מועדי השליחה שלהם ב-30 דקות לפחות.
איך מטמיעים דוח באתר?
לפי התיעוד אפשר להטמיע דוח בכל אתר או אפליקציה שתומכים בתג iframe, ב-Google Sites ובאתרים שתומכים ב-oEmbed. קודם משתפים את הדוח: בקישור ציבורי, עם אנשים וקבוצות מסוימים או עם הדומיין. אחר כך בוחרים File ואז Embed report, לוחצים Enable embedding ומעתיקים את ה-Embed Code. ל-Google Sites בוחרים Embed URL. כדי להטמיע עמוד מסוים עוברים אליו לפני שיוצרים את הקוד.
הכלל שהכי הרבה אנשים מפספסים: חייבים להשתמש בקישור שנוצר בחלון ההטמעה. הקישור הרגיל לשיתוף לא עובד בהטמעה. אם הדוח משותף רק עם אנשים, קבוצות או דומיין מסוימים, רק הם יראו אותו בעמוד ורק כשהם מחוברים לחשבון Google.
דוח מוטמע מוצג במצב צפייה: פילטרים ופקדי תאריכים עובדים כרגיל, אבל אין תפריט, כך שאי אפשר לערוך, להעתיק או לשתף ממנו. הצופים לא יכולים לרענן נתונים ידנית והנתונים מתעדכנים רק כשחלון טריות הנתונים פג. סימן המים של המוצר ואפשרות המסך המלא מוצגים תמיד ואי אפשר להסיר אותם. קישורי bookmark לא עובדים בדוח מוטמע. כדי להפסיק את ההטמעה מבטלים את הסימון של Enable embedding ואז הדוח נשאר זמין ב-Looker Studio אבל נעלם מהאתרים שבהם הוטמע.
מה בודקים לפני שמשתפים דוח?
ארבע בדיקות קצרות שאני עושה לפני כל שיתוף ללקוח. הראשונה: באילו הרשאות כל מקור נתונים קורא, כי זה מה שהצופה יראה בפועל. השנייה: האם יש בדוח מקורות משובצים שלא צריכים להיחשף בקישור ציבורי. השלישית: האם ברירות המחדל של טווח התאריכים ושל הפילטרים הן מה שהנמען צריך לראות, כי אלה הערכים שייכנסו ל-PDF. הרביעית: פתיחה של הדוח בחלון גלישה פרטית או מחשבון אחר, כדי לראות את מה שהנמען רואה ולא את מה שהבעלים רואה.
ולפני כל אלה, דוח שמגיע להנהלה צריך להיות קריא בלי הסבר בעל פה. את עקרונות המבנה פירטנו במדריך לדשבורד ניהולי ב-Looker Studio.
שאלות נפוצות
האם צריך חשבון Google כדי לצפות בדוח Looker Studio?
תלוי בדרך השיתוף. לפי התיעוד של Google, לצפייה בדוח ששותף בקישור ציבורי לא נדרשת התחברות. מי שהוזמן לפי כתובת מייל או Google Group חייב להתחבר עם חשבון Google. עריכה של דוח דורשת תמיד חשבון Google.
כמה נמענים אפשר להוסיף לשליחה מתוזמנת של דוח Looker Studio?
לפי התיעוד אפשר לכלול לא יותר מ-50 כתובות נמענים בלוח זמנים של מייל. מי שיצר את לוח הזמנים חייב להיות ברשימה. אפשר להזין כתובות בודדות או כינוי של קבוצת מייל.
באיזו תדירות אפשר לשלוח דוח Looker Studio במייל?
בלי מנוי Pro אפשר להגדיר לוח זמנים אחד לכל דוח, בתדירות של פעם ביום לכל היותר. עם Pro אפשר להגדיר עד 200 לוחות זמנים לדוח ולשלוח עד פעם בשעה. לוח הזמנים נקבע לפי אזור הזמן של מערכת ההפעלה של מי שיצר אותו.
האם שיתוף של דוח משתף גם את מקור הנתונים שלו?
תלוי בסוג המקור. לפי התיעוד, מקור נתונים משובץ משותף יחד עם הדוח ובקישור ציבורי הוא נגיש לכל מי שמחזיק בקישור. מקור לשימוש חוזר לא משותף אוטומטית ואין צורך לשתף אותו כדי שאחרים יצפו בדוח או יערכו אותו.
למה דוח Looker Studio מוטמע לא מוצג לגולשים באתר?
שלוש סיבות נפוצות לפי התיעוד. לא הופעלה האפשרות Enable embedding. הוטמע הקישור הרגיל לשיתוף במקום הקוד שנוצר בחלון ההטמעה. הדוח משותף רק עם אנשים מסוימים, כך שרק הם רואים אותו ורק כשהם מחוברים לחשבון Google.
איך מונעים מצופים להוריד או להעתיק דוח Looker Studio?
הבעלים של הדוח פותח את Share, עובר ל-Manage Access ומסמן את האפשרות Disable options to download, print, and copy for viewers. באותו חלון אפשר לסמן גם Prevent editors from changing access and adding new people, כך שרק הבעלים יוכל לשנות את רשימת המשותפים.
מה השורה התחתונה?
שיתוף של דוח הוא ארבע החלטות ולא לחיצה אחת. מי רואה את הנתונים נקבע בהרשאות הקריאה של המקור ומי נכנס לדוח נקבע בתפקיד. הערוץ נבחר לפי הנמען: קישור חי למי שעובד עם הדוח, PDF מתוזמן למי שרק צריך לראות את המספרים בבוקר, הטמעה כשהדוח הוא חלק מפורטל. בסוף מחליטים מה חוסמים. רוב התקלות מגיעות מדילוג על ההחלטה הראשונה. אנחנו מגדירים את מבנה ההרשאות והשליחה המתוזמנת כחלק משירות בניית דשבורדים. אם אתם לא בטוחים מי רואה מה בדוחות שלכם, כתבו לנו.
מקורות
Google Cloud Documentation: Ways to share your reports, Google Cloud Documentation: Invite others to your reports, Google Cloud Documentation: Roles and permissions, Google Cloud Documentation: Stop sharing your reports and data sources, Google Cloud Documentation: Schedule automatic report delivery, Google Cloud Documentation: Embed a report
יועץ אנליטיקה דיגיטלית ומייסד DigiKnowledge. מרצה לאנליטיקה דיגיטלית באוניברסיטת תל אביב, באוניברסיטה הפתוחה ובאוניברסיטת אריאל. לעמוד האישי